Som arbeidsgiver har du ansvar for å sikre at dine ansatte har et forsvarlig arbeidsmiljø på hjemmekontoret. Dette strekker seg utover de fysiske arbeidsforholdene, og omfatter også psykisk belastning i arbeidshverdagen. Samtidig har hver enkelt arbeidstaker ansvar for å tilpasse seg så langt det går, gi beskjed når noe ikke fungerer og sammen med arbeidsgiver eller nærmeste leder komme frem til løsninger som minsker arbeidsrelatert stress..
Det vil være svært individuelt i hvilken grad ulike arbeidstakere opplever arbeidsrelatert stress. På hjemmekontoret vil enda flere individuelle faktorer spille inn. Mens noen bor alene og har enormt med arbeidsro, men også føler seg isolert, har andre hatt både partner på hjemmekontor og barn på hjemmeskole, og sliter med fokus og å strekke til på alle arenaer.
Utfordringen med stress er nettopp hvor lite håndfast det kan være. Stress er en individuell respons på forhold i omgivelsene. Det som får én arbeidstaker til å oppleve stress kan føles fullt håndterlig for en annen. Som leder er det derfor viktig å være bevisst på de ansattes personlighetstyper og livssituasjoner, fordi dette vil kunne påvirke hvordan de responderer på det å jobbe hjemmefra.
Uavhengig av om man jobber på hjemmekontor eller ikke, er stress noe som skal tas på alvor. Vær oppmerksom på de eventuelle følgene stress kan ha hvis det får pågå over tid, og ikke bagatelliser forhold som gjør dine arbeidstakere stresset fordi du ikke ville respondert på samme måte selv. På kort sikt kan stress i arbeidshverdagen gjøre at arbeidstakeren blir mindre effektiv, produktiv og trives dårligere på jobb. Får de stressende forholdene vedvare kan dette føre til helsefarlig slitenhet, sykemelding og mer alvorlige psykiske plager.
Den plutselige overgangen til hjemmekontor ga nye utfordringer både for arbeidsgivere og arbeidstakere. Spesielt krevende var det fordi vi ikke fikk tid til å planlegge for den nye arbeidssituasjonen i forkant. Arbeidsgiverne måtte akseptere en hverdag med mindre kontroll og oversikt over sine ansatte. For arbeidstakerne ble plutselig de fleste av livets arenaer flyttet inn i hjemmet. Her skulle de jobbe, trene, ta seg av familie og hjem og slappe av. Vi mistet verdifull sosial interaksjon med kolleger. Mange mistet også det som tidligere var en naturlig strukturering av hverdagen med fast tid til henholdsvis jobb og fri.
Nettopp dette med å skape struktur i hverdagen er avgjørende for å ikke føle seg stresset når man jobber hjemmefra. Selv om man i teorien lett kan hoppe mellom skriving av jobbmail, klesvask og middagsforberedelser, vil en slik oppstykket hverdag sjelden være heldig i lengden. Lag deg heller en mental plan for når du vier fullt fokus til jobb, når du prioriterer familien og lignende. Når du har bestemt at du er ferdig på jobb for dagen skal du helst verken sjekke Teams eller jobbmailen, samme hvor tilgjengelig det er.
Som arbeidsgiver er det viktigere enn noen gang at du følger opp dine ansatte når dere ikke lenger treffes hver dag på kontoret. Alle arbeidstakere har et behov for å føle seg sett, hørt og inkludert, og hjemmekontoret kan være et ensomt sted. Sørg derfor for å være i kontakt med alle virksomhetens medarbeidere innenfor et rimelig tidsrom. I store virksomheter kan det være vanskelig, og kanskje heller ikke naturlig, at daglig leder selv snakker med alle de ansatte. Da må i stedet mellomledere oppfordres til å ha løpende dialog med sine medarbeidere om hvordan de har det.
En utfordring på når alle jobber på hjemmekontor er at fjernledelse fort blir til «fjern ledelse». Men lederansvaret blir ikke noe mindre bare fordi de ansatte flyttes ut av kontorlokalene kanskje heller tvert imot. Selv om de ansatte også har et ansvar for å si ifra om ting som ikke fungerer i deres arbeidssituasjon, må du som leder gjøre ditt for at den slags informasjon kommer frem. Hør med hver enkelt arbeidstaker om hva som skal til for at deres hverdag på hjemmekontoret blir litt bedre. Er det arbeidsoppgaver de opplever som krevende? Har de tilstrekkelig med utstyr og gode arbeidsforhold hjemme? Vil muligheten til å ta en treningsøkt på dagtid gjøre hodet lettere og effektiviteten høyere? For mange er det snakk om enkle grep som likevel kan gjøre store utslag.
Skap også arenaer for at de ansatte kan møtes digitalt i arbeidstiden, uten å nødvendigvis måtte snakke om fag og jobb. Den uformelle interaksjonen som skjer automatisk på kontoret er en verdifull del av det å bygge et godt arbeidsmiljø, men går lett tapt når vi ikke lenger møtes fysisk hver dag.
Da vi først ble sendt på hjemmekontor i mars 2020, var det for mange med en følelse av usikkerhet og litt hjelpeløshet. Det er ikke rart om dette bidro til økt stress rundt egen arbeidssituasjon. Nå, flere måneder senere, vil de fleste ha laget seg rutiner som i det minste fungerer på en ålreit måte. Hjemmekontoret er for mange synonymt med en mer fleksibel hverdag. Klarer du å strukturere hverdagen rundt hjemmekontoret på en god måte, har du gode forutsetninger for å få det beste av både arbeidsliv og fritid.
Vi anbefaler følgende for å redusere stress på hjemmekontoret:
Når retningslinjene for smittevern igjen åpner for mer normal bruk av kontorlokaler, anbefaler vi alle å ta dem i bruk, ihvertfall delvis. Digitale møter har mange fordeler, men de aller fleste trenger også fysisk interaksjon med kollegene for å trives i sin arbeidssituasjon.
Arbeidsmiljøarbeid er en kontinuerlig prosess. Selv om du som arbeidsgiver synes at dere har håndtert overgangen til hjemmekontor på en god måte, er det ikke sikkert at de ansatte er av samme oppfatning. For å ta rede på hvordan dine ansatte på hjemmekontor egentlig har det, anbefaler vi at dere utfører jevnlige kartleggingsundersøkelser. Dette kan gjøres i form av spørreundersøkelser eller som én-til-én samtaler mellom medarbeider og nærmeste leder og gjerne en kombinasjon av disse.
Arbeidsmiljøsenteret bistår gjerne med rådgivning rundt utforming og utførelse av arbeidsmiljøkartlegging. Vi kan også hjelpe dere med å iverksette nødvendige tiltak i etterkant.
Du kan lese mer om arbeidsmiljøkartlegging og sende oss en henvendelse her.
Jon, som begynte hos Arbeidsmiljøsenteret i august, har deltatt på HVO-kurs. Han føler seg nyfrelst og ikke minst ser han at det er dialogen som er det viktigste verktøyet, og i dialogen magien skjer.
Arbeidsmiljøkongressen har røtter tilbake til 40-tallet og blir i år arrangert fysisk for 50. gang. Kongressen er en viktig møteplass for alle som er opptatt av helse, miljø og sikkerhet. Hold av 22.-23. oktober!
Takk til alle deltakere, foredragsholdere og utstillere på Arbeidsmiljødagene! Vi håper dagene var både nyttige og hyggelige, og at du som deltok tar deg tid til å gi oss tilbakemelding når du mottar spørreundersøkelsen. Her er presentasjonene fra dagene.