Anne Jordal
Hvordan kan det du opplever i møter si mer om arbeidsmiljøet enn medarbeiderundersøkelser? Seniorkonsulent Nina Berg har jobbet med arbeidsmiljøarbeid i 30 år og er ekspert på hvordan virksomheter bør jobbe systematisk for et godt arbeidsmiljø. Hun mener møter med godt innhold og form er grunnleggende for medbestemmelsesrett og arbeidsgivers mulighet for å ta gode beslutninger.
- Langt flere bør jobbe mer systematisk med hvordan møtene på jobb faktisk fungerer, sier Nina Berg.
God møtekultur er mer enn agendaer og tidsstyring. Møtekultur handler om å gjøre hverandre trygge, at vi alle tør å by på oss selv, si hva vi mener og at vi deler (psykologisk trygghet). Derfor er jobbmøter også selve motoren i arbeidsmiljøet, forklarer hun. Det er her ansatte blir involverte, beslutninger forankres, og felles retning skapes.
I denne artikkelen gir Nina deg en god huskeliste med nyttige knagger du kan ta med deg for å bidra til gode møter.
Gode møter er en super motor for arbeidsmiljøet. Drepende kjedelige eller uinteressante møter kan virke motsatt. Alle møteledere bør få opplæring og øvelse!
Arbeidsplassen trenger arenaer der ansatte kan dele informasjon, bli hørt, påvirke beslutninger, løfte saker videre og få tilbakemeldinger. Slik får arbeidsgiveren det beste utgangspunktet for gode beslutninger.
Når møter fungerer godt, skapes engasjement, ansvarsfølelse og psykologisk trygghet. Motsatt vil møter som ikke er involverende, gjøre at noen deltakere får ta for mye plass og andre trekker seg vekk. Passive møtedeltakere gjør andre utrygge, møteledere som holder monologer skaper null engasjement. Jobber vi ikke med beslutninger tatt i møter, følges de ikke opp – og resultatet kan bli at møtene er blitt et «arnested» for dårlig kultur som smitter videre i organisasjonen.
Nina peker særlig på to grunnleggende byggesteiner for gode møter:
Få på plass de riktige møtearenaene. Møter for møters skyld har ingen verdi. Men alle ansatte må ha en arena der de treffer sin leder og de andre som sogner til den lederen, ellers får de liten innflytelse på egen arbeidssituasjon (Arbeidsmiljølovens §2-3). Ledere må møtes for å samordne virksomhetens oppgaver.
En bør jevnlig spørre hvilke møter vi trenger i en organisasjon. Hvilke som gir verdi. Hvilke kan fjernes, reduseres i antall eller gjøres kortere/lengre. Har bedriften et AMU (Arbeidsmiljøutvalg), bør de diskutere dette som eget tema. Alle møtene må ha en struktur der det er rom for dialog, involvering og beslutninger.
Det er gjennomføringen av møter som avgjør! Konflikter på jobb og manglende motivasjon skyldes sjelden et saksforhold alene. De oppstår i måten vi kommuniserer på, hvordan beslutninger tas og ansatte inkluderes.
De beste møtene starter før møtet. Deltakerne vet hvorfor de møtes, hva målet er og hva som er forventet av hver enkelt.
Før møtet må dette være tydelig:
Forventningene må være realistiske, ikke alle har samme mulighet til å forberede seg. Dette bør derfor snakkes om og diskuteres slik at det er avklart.
Det er viktig for leder å forstå at dersom ansatte ønsker «uformelle møter», så handler dette ikke om mindre struktur. -Som regel er dette ønske om en bedre tone og et større rom for dialog og deltakelse. Uformelt betyr ikke uorganisert, understreker Nina.
Møteleders viktigste oppgave er å sørge for at alle møtedeltakerne «kommer på banen». Ingen er i møte for «å sitte på benken».
Hva er møteleders viktigste oppgave? Nina er tydelig: - Det viktigste handler om å få alle i tale – få de ansatte på banen. Deltakere som ikke bidrar, tar i mindre grad eierskap. Da øker risiko for misnøye eller motstand etterpå, eller de har meninger i form av gang- og pausesnakk.
Møteleder må ta grep, dette kan være:
Med tydelige og forutsigbare spilleregler i regelmessige møter, skapes trygghet og takhøyde.
Nina sier at mange virksomheter har tydelige HMS-rutiner – men at overraskende få har like tydelige regler for hvordan møtene skal være. Her mener hun det ligger et stort potensiale til forbedring.
– Alle bør med jevne mellomrom ha møteform som egen sak.
Tips til hva dere snakker om, kan være:
- Tidsklemma er gjenkjennelig for mange. Da er det ekstra viktig å bruke møtene riktig, fortsetter Nina. Erfaringsmessig går mye møtetid til informasjon som godt kan deles på e-post. Når meningen med møtene er dialog, refleksjon og å ta beslutninger sammen – må dette prioriteres. Spørsmål til utsendt info, blir en naturlig del av møtet.
Kanskje er det slik at mange trenger å lære seg å våge og å gidde, å se vitsen med å ta ansvar for fellesskapet. Gode møter bidrar til dette.
Møter har godt av et prinsipp der det er tydelig hva som er info-saker, diskusjonssaker og beslutningssaker. Og husk alltid å følge beslutninger opp med klare avtaler om hvem som gjør hva og når det skal være gjort, sier Nina. Møtereferatene må være korte og ha hovedvekt på vedtakene. Hun minner om at møtet ikke er over når sakslisten er gjennomgått – et møte bør evalueres!
Avsjekk ved møteslutt:
Dette er enkle, men gode grep, poengterer Nina før hun avslutter med å understreke at møter er en avgjørende arena for å bygge tillit, fordele ansvar og forme bedriftskulturen. Når medvirkningsretten og -plikten er lagt til rette for, opplever ansatte å bli hørt, involvert og tatt på alvor. Dette styrker motivasjon og alvor.
I sine mange år som forsker og konsulent, erfarer Nina at bedrifter som har et utfordrende arbeidsmiljø nesten alltid har mangler også i møtekulturen. Motsatt har virksomheter med godt arbeidsmiljø ofte også god møtekultur. Litt forenklet kan vi derfor konkludere med at god møteledelse er god arbeidsmiljøledelse!
De fleste virksomheter har et HMS-system, dokumenterte HMS-rutiner og internkontroll på plass. Likevel opplever mange at det systematiske HMS-arbeidet ikke gir ønsket effekt. Hvordan kan du vite om HMS-systemet faktisk fungerer, etterleves og bidrar til et tryggere arbeidsmiljø?
Vold, trusler og utagerende atferd er en realitet for mange ansatte innen skole, helse, omsorg og andre brukerrettede yrker. Hvordan kan arbeidsgiver redusere risikoen, ivareta de ansatte og samtidig sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø?
Når vi snakker om folkehelse, tenker de fleste på legekontoret, treningssenteret eller kommunens frisklivstilbud. Arbeidsplassen blir sjelden nevnt i samme åndedrag, til tross for at voksne tilbringer en betydelig del av sine våkne timer på jobb. Nettopp derfor representerer arbeidslivet en av de viktigste, men samtidig mest undervurderte arenaene for å fremme god folkehelse.