Den gode medarbeidersamtalen

Tekst: Anne-Lise Aakervik (2006) Løsningsfokusert til­nærming, godt forberedte ledere og individuelle mål gir gode medarbeider­samtaler og positive resultater. 

• Å være leder er litt som å være foreldre, sier Eva Lian. - Det må være samsvar mellom det man sier og det man gjør. Det handler om å bry seg, og det handler om å være konsistent og pålitelig. Men dette kan faktisk være vanskelig å gjennomføre hvis man ikke vet hva man holder på med. Coach Eva Lian holder foredrag om medarbeidersamtalen for en gruppe ledere og personalkonsulenter i Trondheim. Stedet er Otium Sanserom, et sted for den gode samtale, og tilhørerne som sitter godt tilbakelent i hver sin lenestol med tøfler på bena, lytter oppmerksomt til det Lian sier. - Skal du først bruke tid på med­arbeidersamtalen, bør du har et fokus og den bør har kvalitet. Motiverte med­arbeidere er selvfølgelig viktig, men hvem sin oppgave er det å motivere dem spør hun. Selv mener Lian det i prinsippet er lederens ansvar - alene - å legge til rette for at medarbeiderne er motiverte og kompetente til det de gjør. Hvis dette ikke fungerer, skal de sørge for at de får den kompetansen de har behov for. I siste instans bør de hjelpe dem til å få en jobb de liker. Men samtidig har også med­arbeiderne en forpliktelse til å delta med det de kan, nemlig med kunnskap om seg selv og sin arbeidssituasjon.

Åtte år med samtaler Tidligere var Eva Lian leder for Norservice attføringsavdeling i Trondheim. - Jeg hadde medarbeidersamtaler hver dag i åtte år, nøye planlagte og strukturerte, sier hun. Når hun nå foreleser om med­arbeider­samtalen bruker hun den erfaringen aktivt. - I tillegg ser jeg at elementer fra coaching og LØFT (løsningsfokusert tilnærming) er gode verktøy å bruke. LØFT er en metodikk som fokuserer på det som fungerer, på en ønsket framtid, og på løsninger av typen: Hva kan med­arbeideren gjøre for å bli bedre. - Disse hjelper deg til å se fremover, for jeg har ingen tro på å snakke om fortida for å løse framtida, sier hun. Coaching er en systematisk samtale. En coach anbefaler ingen ting, verken be­­rømmer eller kritiserer valg som blir tatt, men inspirerer deltageren til å hente frem ferdigheter, kunnskap, ideer, tanker løs­ninger og ønsker fra under­bevisst­heten. En coach skal holde motiva­sjonen på et høyt nivå slik at den som deltar når sine mål. - Slik sett er denne metoden velegnet til å bruke i en medarbeidersamtale, sier Lian.

Tro på samtalen Et viktig punkt for å lykkes er at lederen har tro på slike samtaler som et verktøy. I tillegg er det viktig å tenke over at man ikke kan bruke samme skjema på alle. - Vi ser at når lederen ikke ser nytten av å gjennomføre medarbeidersamtaler, så uteblir resultatene og alle synes det er bortkasta tid, sier Eva Lian. Derfor er det viktig at toppledelsen signaliserer tydelig at de vil dette, og gir opplæring i å gjennomføre slike samtaler. - I tillegg er det viktig å bruke den på å fokusere på medarbeideren, hvis ikke er også dette bortkasta tid. Når medarbeidersamtalen skal gjennom­føres, foreslår Eva Lian å skifte scene fra det daglige stedet. - Sitt aldri på sjefens kontor, formaner hun, men et sted der medarbeideren føler seg trygg. Lytt til mennesket, hva er viktig for dem? Man skal ikke bruke samtalen på selvfølgelige ting. For å få en vellykket med­arbeid­ersamtale handler det om forberedelse og tillit. Er det mye å snakke om, så avtal et oppfølgingsmøte. Sett alltid mål som kan sjekkes etter et halvt år eller neste gang man snakker sammen.