Utydelige ledere skaper stress

Ledere som skygger banen når medarbeiderne signaliserer at arbeidsmengden virker uoverkommelig, utøver destruktiv ledelse. Destruktive og passive ledere er lett å få øye på, for de gjør folk syke.

Destruktive ledere tar ikke vanskelig valg. De overlater prioritering til medarbeiderne. På motsatt side har vi den konstruktive lederen, som klart og tydelig kommuniserer til sine medarbeidere hva som skal prioriteres og hva som skal delegeres. Arbeidsmiljøsenteret holder kurs og er rådgivere for ledere og ansatte i flere av Norges største virksomheter. Jeg er flere ganger blitt engasjert som rådgiver hos virksomheter som opplever stress blant de ansatte, men som ikke klarer å finne årsaken. Gang på gang kommer jeg fram til samme resultat: Det ligger i (mangel på) ledelse. Mange ledere er ikke tydelige nok. De vil gjerne ha mye gjort på kort tid og skiller ikke mellom hasteoppgaver og mer langsiktige oppgaver. Konsekvensen er medarbeidere som blir usikre på hva de skal gjøre, som føler at alt er like viktig og stress og sykmeldinger forekommer oftere.

Ikke skyld på de ansatte

Vi har alle lagt merke til forskjellene mellom ulike typer medarbeidere. Noen blir stresset bare ved tanken på å måtte gjøre en ekstra oppgave i tillegg til jobben de vanligvis gjør. De signaliserer dette med høye skuldre, hodepine, generell misnøye og kort lunte. Andre medarbeidere håndterer lekende lett både ti og tolv ekstraoppgaver uten nevneverdig stress og blir gjerne ferdig med dem før lunsj. Den destruktive lederens innfallsvinkel vil være at stress skyldes ulike egenskaper ved de ansatte, og at det ikke har noe med ledelse å gjøre.

Færre oppgaver er ikke løsningen

Nå tenker du kanskje at en god leder sørger for færre oppgaver for de medarbeiderne som opplever stress. Men så enkelt er det ikke. Opplevelse av stress kommer ikke bare fra bunken med papirer og e-poster fra kunder som skal håndteres. Den kommer også fra avbruddene i løpet av arbeidsdagen, fra kollegaene som «bare» stikker innom, sjefens «har du fem minutter?», møter som går over tiden, telefonen som kimer mens man konsentrerer seg om å bli ferdig med noe annet. Det er alt det som tar medarbeiderens fokus bort fra kjerneoppgavene som skaper stress. Alt man ikke kan kontrollere. Oppgavene er i seg selv ofte håndterlige og kontrollerbare. Det er alt det andre som skaper problemer. Selve definisjonen på stress er misforholdet mellom krav og tilgjengelig tid og ressurser. Og når sjefen ikke har signalisert hva som er viktig, hva som haster og hva som kan vente, så blir alt like viktig. Resultatet er en opplevelse av kaos.

Gi opplevelse av kontroll

Gjennom å styrke opplevelsen av kontroll og prioriteringer sikrer en god leder at riktige oppgaver blir gjort til riktig tid og uten stress. Det som skiller medarbeidere som er stresset fra dem som ikke er det er ikke bare antall oppgaver som skal løses i løpet av dagen, men i hvilken grad den enkelte opplever mestring og kontroll når oppgavene skal løses. Om medarbeiderne er stresset eller ikke har derfor ikke så mye bare med personlige egenskaper hos medarbeiderne å gjøre, men med også ledelsens evne til å gi medarbeiderne en opplevelse av kontroll i hverdagen.

8 tips for ledere som vil redusere stress hos ansatte

1. Gi hjelp til å prioritere. Ha samtaler, se på oppgavene til den enkelte og del dem inn i tre kategorier: hva er må-oppgaver, hva er kan-oppgaver og hva er liker-oppgaver? Bli enige om hva som er hva, og identifiser må-oppgavene som gjelder i travle perioder. Velg bort alt annet.
2. Innfør e-regler der det lar seg gjøre. Slå av alt som kan forstyrre arbeidet i travle perioder som interne chatte- og meldingsprogrammer. Vær tydelig på at det er ok å svare på intern epost to-tre ganger om dagen når det er travelt istedenfor fortløpende. Koble telefoner mot svarer eller sentralbord. Er det viktig, gir de beskjed. Her skal det jobbes!
3. Ingen starter dagen din med å lese aviser eller med kaffeslabberas. Vi starter alle samtidig, og med de viktigste og mest krevende oppgavene først. Dette er stilletid på kontoret. Det vi tenkte på i bilen eller på bussen på vei inn til jobben starter vi på med en gang. Gjør dette til bedriftens mest produktive timer.
4. Sørg for at det er god mat og drikke tilgjengelig i lokalene, slik at folk kan spise godt og være til stede. Unngå søtsakene som får blodsukkeret til å svinge opp og ned i løpet av dagen. Det blir folk bare trøtte av.
5. En solid innsats krever belønning. Husk å belønne de ansatte i hverdagen.
6. Ikke glem å fokusere på alt som er gjort i løpet av dagen, ikke kun på alt som gjenstår. Bygg opp under mestringsopplevelsene som leder.
7. Ha en plan for hvordan ekstra ressurser skal skaffes og brukes når behovet oppstår. Hva gjør vi om vi får en ekstra kunde, eller det kommer en sykemelding? De ansatte vil oppleve kontroll og mestring når de er kjent med planen.
8. Var det noe vi ikke fikk gjort i dag? Vær tydelig på at det er helt greit å melde fra til deg som leder om oppgaver som gjenstår. Et team spiller med åpne kort. Kommer vi ikke i mål, er det et felles ansvar. Vi deler våre seire. Og vi støtter når det trengs.

Vær oppmerksom på symptomer på alvorlig stress:

Hodepine Vedvarende smerter i muskulatur og skjelett Søvnproblemer (vanskelig å sovne, våkner ofte eller våkner tidlig) Irritabel Deprimert