Slik mestrer du stress på hjemmekontoret

Som arbeidsgiver har du ansvar for å sikre at dine ansatte har et forsvarlig arbeidsmiljø, også på hjemmekontoret. Dette strekker seg utover de fysiske arbeidsforholdene, og omfatter også psykisk belastning i arbeidshverdagen. Samtidig har hver enkelt arbeidstaker ansvar for å medvirke gjennom å  tilpasse seg så langt det går, gi beskjed når noe ikke fungerer, og sammen med arbeidsgiver eller nærmeste leder komme frem til løsninger som minsker arbeidsrelatert stress.

Stress i arbeidslivet er svært individuelt

Det vil være svært individuelt i hvilken grad ulike arbeidstakere opplever arbeidsrelatert stress. På hjemmekontoret vil enda flere individuelle faktorer spille inn. Mens noen bor alene og har enormt med arbeidsro, men også kan føle seg isolert - kan andre ha en rekke forstyrrelser gjennom dagen med både partner på hjemmekontor og barn som er til og fra skole - og dermed sliter med fokus og det å strekke til på flere områder.

Utfordringen med stress er nettopp hvor lite håndfast det kan være. Stress er en individuell respons på forhold i omgivelsene. Det som får én arbeidstaker til å oppleve stress fører ikke nødvendigvis til en stressrespons hos en annen. Som leder er det derfor viktig å være bevisst på de ansattes personlighetstype og livssituasjon, fordi dette også kan påvirke hvordan de responderer på det å jobbe hjemmefra.

Uavhengig av om man jobber på hjemmekontor eller ikke, er stress noe som skal tas på alvor. Vær oppmerksom på de eventuelle følgene stress kan ha hvis det får pågå over tid. Ikke bagatelliser forhold som gjør dine arbeidstakere stresset, selv om du ikke ville respondert på samme måte selv. På kort sikt kan stress i arbeidshverdagen gjøre at arbeidstakeren blir mindre effektiv og produktiv, i tillegg til å trives dårligere på jobb. Dersom de stressende forholdene vedvarer kan dette føre til sykdom og skade i form av muskel- og skjelettplager, psykiske plager og i noen tilfeller sykefravær. Flere artikler gjennomgått av Stami i deres oppsummeringsrapport tyder på at en moderat grad av arbeid hjemmefra kan ha positive virkninger på helse og arbeidsmiljø, mens det å jobbe ofte eller kun hjemmefra kan ha negative virkninger.

 

En strukturert hverdag bidrar til å redusere stress

I 2020 ga den plutselige overgangen til høy grad av hjemmekontor nye utfordringer både for arbeidsgivere og arbeidstakere ettersom det ikke var tid til å planlegge og risikovurdere den nye arbeidssituasjonen i forkant. Arbeidsgiverne måtte akseptere en hverdag med mindre kontroll og oversikt over sine ansatte. For arbeidstakerne ble plutselig de fleste av livets arenaer flyttet inn i hjemmet. Her skulle de jobbe, trene, ta seg av familie og hjem, samt restituere. Vi mistet verdifull sosial interaksjon med kolleger. Mange mistet også det som tidligere var en naturlig strukturering av hverdagen med fast tid til henholdsvis jobb og fri. I dag er det heldigvis mye mer variasjon i bruken av hjemmekontor. Det finnes også nå mye viktig forskning som sier noe om hvordan hjemmekontor påvirker arbeidsmiljø, og hva som må til for at hjemmekontor skal fungere som en fremmer, og ikke en hemmer, for godt arbeidsmiljø.

Det er tre anbefalinger etter oppsummering gjort ved STAMI som fortsatt er gjeldende.

Bruk av hjemmekontor bør:
– være basert på frivillighet
– ligge på et begrenset antall dager i uken
– ta hensyn til at arbeidet må være egnet for å utføres hjemmefra

Dette med å skape struktur i hverdagen er avgjørende for ikke å føle seg stresset når man jobber hjemmefra. Selv om man i teorien lett kan hoppe mellom skriving av jobb e-post, klesvask og middagsforberedelser, vil en slik vekslende arbeidsdag mellom jobben og det private sjelden være heldig i lengden. Lag deg heller en plan for når du vier fullt fokus til jobb, og når du tar pauser eller eventuelt utfører andre oppgaver, som også kan være med på å gi en god variasjon i arbeidsdagen. Når du har bestemt at du er ferdig på jobb for dagen skal du helst verken sjekke Teams eller jobb e-posten, samme hvor tilgjengelig det er. Et tydelig funn i oppsummeringsrapport fra STAMI (mai 2024) er nettopp knyttet til arbeid hjemmefra utenfor normal arbeidstid, som ser ut til å ha en utelukkende negativ virkning på arbeidsmiljø og helse.

 

Dette kan du gjøre som arbeidsgiver

Som arbeidsgiver er det viktigere enn noen gang at du følger opp dine ansatte når dere ikke lenger treffes hver dag på kontoret. Arbeidsmiljøfaktorer vi vet er viktige i det generelle arbeidsmiljøet bør ligge til grunn når arbeid hjemmefra skal organiseres. Slike faktorer kan for eksempel være rolleuklarhet/rollekonflikt, støttende ledelse, krav og kontroll og balanse mellom jobb og privatliv. Skap klare forventinger og avgrensinger for hvordan og hvor mye dere bruker hjemmekontor. Etabler gjerne interne retningslinjer for bruk av hjemmekontor. Slik kan man unngå at dosen av hjemmekontor blir for høy, og passe på at arbeidets art er utgangspunkt for hvor man velger å arbeide.

Alle arbeidstakere har et behov for å føle seg sett, hørt og inkludert, og hjemmekontoret kan være et ensomt sted. Sørg derfor for å være i kontakt med alle virksomhetens medarbeidere innenfor et rimelig tidsrom. I store virksomheter kan det være vanskelig, og kanskje heller ikke naturlig, at daglig leder selv snakker med alle de ansatte. Da må i stedet mellomledere oppfordres til å ha løpende dialog med sine medarbeidere om hvordan de har det.

En utfordring på når alle jobber på hjemmekontor er at fjernledelse fort blir til «fjern ledelse». Men lederansvaret blir ikke noe mindre bare fordi de ansatte flyttes ut av kontorlokalene kanskje heller tvert imot. Selv om de ansatte også har et ansvar for å si ifra om ting som ikke fungerer i deres arbeidssituasjon, må du som leder gjøre ditt for at den slags informasjon kommer frem. Hør med hver enkelt arbeidstaker om hva som skal til for at deres hverdag på hjemmekontoret blir litt bedre. Er det arbeidsoppgaver de opplever som krevende? Har de tilstrekkelig med utstyr og gode arbeidsforhold hjemme? Vil muligheten til å ta en treningsøkt på dagtid gjøre hodet lettere og redusere opplevelse av stress? For mange er det snakk om enkle grep som likevel kan gjøre store utslag.

For dere som i stor grad benytter hjemmekontor er det særs viktig å sikre arenaer for at de ansatte kan møtes digitalt i arbeidstiden, uten å nødvendigvis måtte snakke om fag og jobb. Den uformelle interaksjonen og sosiale støtten som skjer automatisk på et felles kontor er en verdifull del av det å bygge et godt arbeidsmiljø, og redusere opplevelsen av stress, men som lett går tapt ved bruk av hjemmekontor.

 

Som arbeidstaker har du også et ansvar

Da vi først ble sendt på hjemmekontor i mars 2020, var det for mange med en følelse av usikkerhet og litt hjelpeløshet. Dette i seg selv bidro til økt stress rundt egen arbeidssituasjon. Nå, flere år senere, vil de fleste ha laget seg rutiner som i det minste fungerer på en hensiktsmessig måte. Hjemmekontoret er for mange synonymt med en mer fleksibel hverdag. Klarer du å strukturere hverdagen rundt hjemmekontoret på en god måte, har du gode forutsetninger for å få det beste av både arbeidsliv og fritid.

Vi anbefaler følgende for å redusere stress på hjemmekontoret:

• Forlat skjermen innimellom for å la øyne og hode hvile. Da er du mer skjerpet når du vender tilbake til arbeidet igjen.
• Ta en ordentlig lunsjpause. Det er lett å enten glemme maten når ingen minner deg på at det er lunsjtid, eller spise ved skjermen. Da mister man viktig restitusjonstid gjennom arbeidsdagen.
• Ikke la arbeidsdagen bli grenseløs. Når jobben utføres hjemme er det enda viktigere enn før å skille mellom arbeidstid og fritid.
• Kommuniser med lederen din om din arbeidssituasjon og dine behov. En leder er ingen tankeleser og når dere ikke møtes fysisk er det enda vanskeligere å vite hvordan du har det og hva som gir deg økt stress.
• Snakk med arbeidsgiver om muligheten for å gå en tur eller ta en treningsøkt midt på dagen hvis dette hjelper deg. Kombiner gjerne telefonsamtaler med fysisk aktivitet gjennom «walk and talk» hvis det er aktuelt.
• Videosamtaler bør være et obligatorisk verktøy for team som ikke sitter sammen. Ettersom mer kommunikasjon foregår skriftlig ved bruk av hjemmekontor, oppstår det lettere misforståelser, som igjen kan føre til økt opplevelse av stress hos enkelte.

 

Har økt bruk av hjemmekontor konsekvenser for ditt arbeidsmiljø? Foreta en kartlegging.

Arbeidsmiljø handler om arbeidet, og det som gir godt og dårlig arbeidsmiljø på arbeidsplassen gjelder også for arbeidsmiljø på hjemmekontoret.

Hjemmekontor er i seg selv ikke opphav til godt eller dårlig arbeidsmiljø. Men arbeid hjemmefra setter rammer for arbeidet som er annerledes enn på den fysiske arbeidsplassen. Derfor er det viktig å være klar over hvordan faktorer som uklare roller og rollekonflikt, jobbkrav og jobbkontroll, lederstøtte, og balanse mellom jobb og privatliv, kan påvirke arbeidsmiljøet på arbeidsplassen, også hjemme.

Arbeidsmiljøarbeid er en kontinuerlig prosess. Selv om du som arbeidsgiver synes at dere håndterer bruken av hjemmekontor på en god måte, er det ikke sikkert at medarbeiderne er av samme oppfatning. For å få rede på hvordan medarbeiderne som bruker hjemmekontor, i større eller mindre grad, egentlig har det - anbefaler vi at det utføres jevnlige kartlegginger. Dette er en del av virksomhetens systematiske HMS-arbeid. En slik kartlegging kan gjøres som en del av vernerunden, som en spørreundersøkelse, workshop eller som én-til-én samtaler mellom medarbeider og nærmeste leder. Gjerne også en kombinasjon av disse for størst innsikt og arbeid med videreutvikling.

Arbeidsmiljøsenteret bistår gjerne med rådgivning rundt utforming og utførelse av slike prosesser.  Vi kan også hjelpe dere med å iverksette nødvendige tiltak i etterkant. 

Du kan lese mer om våre tilbud og tjenester her.