Tekst: Grethe Ettung (2011)
Dansk pilotundersøkelse viser at møter oppfattes som tidstyver.
Ved å forberede og avvikle hverdagsmøtene mer profesjonelt, kan man skape en kultur der møtene gir mening og ikke kun oppleves som tidstyver. Det viser en ny undersøkelse om dansk møtekultur, melder danske Arbejdsmiljø.
Ikke ordentlig arbeid Du kjenner deg sikkert godt igjen. Dagens kalender byr på et internt møte på morgenen, etterfulgt av et avdelingsmøte, deretter et kort orienteringsmøte og til slutt et utvalgsmøte. Det var den arbeidsdagen. Allerede innen den første kaffekoppen er fortært, har tanken meldt seg: "Det er ikke mye jobbing jeg rekker i dag. Men tenk hvis møtene var dagens høydepunkt. Et forum hvor alle dine idéer fikk lov til å blomstre. - Det er synd at så mange ser på møter som tidstyver. At de tenker som så når møtet er slutt: Nå skal jeg også tilbake til arbeidet." For møter er jo arbeid. De gir muligheter til å skape felles løsninger og løse konkrete opgaver. Eneste kravet er at man er i stand til å gjennomføre møter som gir mening for alle. Det sier prosesskonsulent Nanna Munk. Sammen med en gruppe konsulenter fra Proceshuset LDI i København har hun nettopp avsluttet en pilotundersøkelse om dansk møtekultur.
Altfor mange møter gjennomføres på rutinen De fem virksomhetene Proceshuset LDI har fulgt i undersøkelsen, er en blanding av private og offentlige virksomheter i vidt forskjellige bransjer, fra finanssektoren til en sosialpedagogisk arbeidsplass. Felles for dem alle er at de jevnlig opplever hverdagens faste møter som uinspirerende og mere som en plikt enn en fornøyelse.
Mødeledelse skal gå på omgang Skal man tilrettelgge for bedre møter, må man ta tak i mødeledelsen. Den personen som leder møtet skal få alle møtedeltakerne til å engasjere seg og være aktive. En god ide kan være å la møtelederfunksjonen gå på omgang. - Når man bytter roller, skaper det ny dynamikk rundt møtebordet. Det gir vedkommende som vanligvis bruker å lede møtene mulighet til å innta en friere rolle. Videre medfører det en økt ansvarlighet i hele gruppen fordi deltakerne opplever på kroppen hvor krevende det kan være å lede et møte. Da forstår man bedre at alle har et medansvar for at møtet skal lykkes, sier Nanna Munk.
6 gode råd til bedre møter 1.Sett ord på forventningene til møtets konkrete utbytte. Hva vil dere ha ut av hvert enkelt møtepunkt? Hvorfor står punktet oppført på agendaen?
2.Si høyt hva du forventer av møtedeltakerne. Hvis alle vet hva de skal og hvorfor, er dere på god vei.
3.La møteledelsen gå på skift. Del ansvaret for å skape gode møter. Lær av hverandres møtestil.
4.Løs oppgavene på møtet, i stedet for å lage flere oppgaver. Møter er gode arenaer for å oppnå felles løsninger.
5.Skru opp deltakeraktiviteten og ned på enveiskommunikasjonen.
6.Bruk tid på for- og etterarbeid.
Her kommer en kronikk fra Sigve Mathisen, seniorrådgiver og hovedverneombud i Statped. I det kontorbaserte arbeidslivet er de fysiske møtene i ferd med å forsvinne. Det er ikke en god utvikling. Vi trenger å møtes fysisk. Ikke hele tiden, men innimellom skriver Mathisen.
Hva gjør egentlig et hovedverneombud? Hvordan blir man valgt, og hvilken myndighet har man? Les mer her.
Arbeidsmiljøloven (aml) § 6-1 slår fast at alle virksomheter skal ha verneombud. For virksomheter med færre enn 5 ansatte kan partene skriftlig avtale en annen ordning. Hva er verneombudets ansvarsområde, og hvilke oppgaver og rettigher følger med vervet? Og hva er egentlig forskjellen mellom vernetjenesten og fagforeningen?