Trives ikke best i åpne landskap

Tekst: Turid Børtnes (2003)
Åpne kontorløsninger er vår tids nye mantra, det skal være svaret på alle utfordringene arbeidslivet står overfor enten det er snakk om økonomi, effektivitet, modernisering, manglende teamfølelse eller verdiskapning. Men slik er ikke virkeligheten. Å lykkes med en så vidtgående omlegging krever grundig planlegging og tilrettelegging, viser flere forskningsprosjekt. Dessuten må virksomheten som skal drives i lokalene passe for åpne landskap.

– Vi får stadig henvendelser fra fortvilte ansatte som er dyttet inn i gamle møtelokaler eller andre åpne rom som ikke er lagt til rette for kontorlandskap. Mange bedrifter har ikke tenkt på støyskjerming eller tilstrekkelig med rom der ansatte kan møte kunder, ta telefoner, holde møter eller konsentrere seg om spesielle oppgaver, sier bedriftssykepleier Gunlaug Strønen i Alna HMS-senter. Tidligere i år møttes bedriftssykepleiere i Oslo og Akershus samt noen representanter fra medlemsbedrifter for å diskutere åpne kontorløsninger.

Skjulte motiver
– Åpne kontorlandskap er langt fra løsningen på alle problemer dagens arbeidsliv skal takle, sa sivilarkitekt og forsker Kirsten Arge ved Byggforsk. Hun har forsket på seks store norske bedrifter som har tilpasset hele eller deler av virksomheten til åpne løsninger. Det er første gang et slikt forskningsprosjekt er gjennomført i Norge. Arge har blant annet sett på ledelsens motiver for å foreta en slik omstilling, hva slags gjennomføringsstrategier som er benyttet, om produktiviteten har økt og hvordan de ansatte er fornøyd med løsningene. Hun fant ut at mange ledere opererer med skjulte motiver i tillegg til de som benyttes overfor ansatte og andre. De skjulte motivene kan være svært viktige, for eksempel et ønske om å redusere kostnader, gi bedriften et konkurransefortrinn, fremstå som moderne og fremtidsrettet og tilsvarende. Hvis dette ikke sies åpent til ansatte og andre berørte, blir det mye vanskeligere å lykkes med omleggingen. – Der det er samsvar mellom åpne og skjulte motiver blir gjennomføringen og resultatet mye mer hensiktsmessig.

Vinnerne
Arges prosjekt viser at de som går fra svært tilfredsstillende lokaler til noe de opplever som dårligere blir langt mer misfornøyd med forandringene enn de som har ganske dårlige forhold i utgangspunktet. En av virksomhetene som var med i prosjektet opplevde at en avdeling ble kjempefornøyd, de syntes de hadde fått en perfekt løsning i forhold til tidligere forhold. Men en annen avdeling var tilsvarende misfornøyd, de hadde flyttet fra svært flotte lokaler til noe de opplevde som trangt, uhensiktsmessig og til og med skittent til tross for at lokalene var helt nye. Denne avdelingen fikk heller ikke medvirke ved planlegging på forhånd, noe Arge setter som en absolutt forutsetning for å lykkes med en så omfattende omlegging av arbeidsforholdene.

Må legges til rette
Men medvirkning er ikke nok, driften og alle problemer som kan oppstå må analyseres på forhånd med tanke på valg av forskjellige åpne løsninger, fleksibilitet, overgangsordninger, støyskjerming og tilsvarende. Bedriften må også være villig til å investere i de tiltak som er nødvendige for at de ansatte skal kunne gjøre jobben sin. – Noe av det viktigste er å skjerme for støy, det må være ro der folk skal arbeide. Derfor må inngangsparti, møteplasser og kaffebar plasseres lengst mulig unna arbeidsplassene, gjerne med møterom som skjerm imellom. De fleste virksomheter vil også trenge avlastningsplasser ved besøk utenfra eller fra andre avdelinger ellers blir alle i nærheten forstyrret av besøket. Telefonmøter må også kunne foregå skjermet. Pass på at ventilasjonen er tilpasset den nye virksomheten, det må være god nok ventilasjon i såkalte stillerom og møterom. – Hvis ikke alle slike forhold er gjennomtenkt på forhånd, blir det nødvendig med veldig mye fysisk tilpasning i ettertid og det skaper grobunn for misnøye med valg av åpen kontorløsning.

Kan gi økt produktivitet
En vellykket og godt fungerende løsning får direkte følger for produktiviteten i virksomheten og motsatt. Arge fortok en undersøkelse vel et halvt år etter at åpen kontorløsning var tatt i bruk i en av de undersøkte virksomhetene og fant en klar sammenheng mellom trivsel og produktivitet. De avdelingene som rapporterte dårlig trivsel hadde redusert produktiviteten, mens det motsatte var tilfelle der de ansatte var fornøyd med de nye lokalene. Det viste seg også å være en sammenheng mellom trivsel og hvor godt de ansatte var informert på forhånd. Noe overraskende fant Kirsten Arge at de eldste aldersgruppene var mest fornøyd med åpne landskap. Hva slags arbeid den enkelte har spiller også stor rolle. De som har mye telefon- og kundekontakt har større behov for skjerming eller egne kontorer. Det er ikke alle virksomheter som er tjent med å la de ansatte jobbe i åpne løsninger, mener Arge. Det er viktig at alle sider av driften er analysert på forhånd for å få en vellykket løsning. Det er dessverre ofte ikke tilfelle ved bygging eller ominnredning av kontorbygg.

Personvern