Samfunnet åpner opp igjen – hva nå?

Samfunnet åpner opp igjen - hva nå?

Under pandemien har mange av oss utført arbeidsoppgavene våre hjemmefra og hatt kontakt med kolleger og kunder over digitale plattformer som Teams og Zoom. Dette har vi ikke nødvendigvis gjort fordi vi ønsker det, men fordi vi har vært nødt. Når hjemmekontoret snart ikke lenger er påtvunget, men likevel vil være ønsket av mange, er det nødvendig med planlegging og nye retningslinjer for at den nye arbeidshverdagen skal fungere.

Start planleggingen for gjenåpningen snarest mulig

Ingen virksomhet er helt lik, og det er derfor vanskelig å gi noe konkret svar på hvordan man lykkes med gjenåpningen. Vi tror imidlertid at god kommunikasjon og planlegging vil være viktige nøkkelord for de aller fleste. Har man ikke gjort det allerede, er det på tide for ledelse og vernetjeneste å sette seg ned og evaluere det siste året. Hva har man begynt med som burde videreføres? Er det ting man gjorde før og nå har sluttet med, som har vist seg å være gunstig? Dette er et perfekt tidspunkt for å evaluere egne retningslinjer og rutiner, og oppdatere dem som følge av ny kunnskap, nye arbeidsmetoder og digitale muligheter.

Planlegging for gjenåpningen er noe ledelsen i virksomheten må ta tak i, men den må også ned på hvert verneområde. Det er viktig at arbeidstakerne får muligheten til å bli hørt, og at ledelsen samarbeider godt med verneombud og arbeidsmiljøutvalg for å sikre løsninger som fungerer for alle.

Vær også forsiktig med å anta at overgangen vi nå står overfor blir enkel fordi vi er på vei tilbake til «normalen». Det siste året har vi vært nødt til å venne oss til en helt ny måte å jobbe på, og gjort erfaringer som kommer til å forandre arbeidshverdagen også fremover. Med andre ord er vi i realiteten på vei mot en ny normal som også vil kreve sin tilvenning.

Mer utstrakt bruk av hjemmekontor blir den nye normalen

Den generelle oppfatningen nå er at mer utstrakt bruk av hjemmekontor blir den nye normalen. Det er liten grunn til å tro at de som har jobbet permanent på hjemmekontor det siste året skal tilbake til å jobbe fast på kontoret fem dager i uken. Fremover vil mange få økt fleksibilitet rundt egen arbeidssituasjon. Dette vil by på nye muligheter, men også en del utfordringer som det er viktig at virksomheten forbereder seg på.

Den største utfordringen blir kanskje å opprettholde et godt arbeidsmiljø når man ikke lenger har kontoret som et fast holdepunkt. Det er en fare for at ting blir mer flytende og uoversiktlig, der noen er mye å se på kontoret mens andre vet man aldri hvor befinner seg. Noen arbeidsgivere trives med å kunne følge tett med på hva de ansatte foretar seg og at de gjør det de skal. Det havner lett i konflikt med den nye frihetsfølelsen vi nå har blitt vant med.

I noen virksomheter vil det også kunne oppstå et internt skille, der de med administrative oppgaver kan fortsette å jobbe mye hjemmefra mens de som jobber operativt ikke har den samme valgfriheten. Når noen ansattes hjemmekontor ikke lenger kan forklares med at det er myndighetspålagt, vil enkelte føle på ulikhetene i større grad enn under pandemien. Her finnes det ikke noe rett og galt – men det er viktig at slike forhold adresseres slik at det ikke oppstår dårlig stemning og klikkdannelser som påvirker arbeidsmiljøet negativt.

Skap noen faste rammer

Dersom de ansatte skal få frihet til å velge selv hvor de jobber fra, anbefaler vi at det settes noen rammer helt fra start. Det er lettere å starte med visse retningslinjer, enn å forsøke og innføre dem når folk først har vendt seg til total frihet. Hva slags rammer som er hensiktsmessige vil variere fra virksomhet til virksomhet. Et eksempel kan være at dere har faste dager hvor alle møtes på kontoret, enten hele virksomheten eller de ulike avdelingene.

Avtaler rundt hjemmekontor må diskuteres med verneombud, og drøftes med fagforeninger før man inngår individuelle avtaler. Partene må sammen bli enige om føringer for hvordan avtaler på individnivå kan utformes.

Det bør også legges opp til en form for forventningsstyring for å skape en grad av forutsigbarhet. De ansatte må vite om de fremdeles skal kunne gå innom kontoret til HR-sjefen for å ta opp noe, eller er han eller hun nå bare å finne på hjemmekontor? Når er de ulike rollene eventuelt tilgjengelige for fysiske møter? Og hva veier tyngst, noens behov for å kunne ta opp ting med kolleger ansikt til ansikt eller andres behov for å selv kunne velge arbeidssted? For å ivareta arbeidsmiljøet fremover vil god kommunikasjon være helt avgjørende, og iblant vil det være nødvendig å inngå kompromisser.

Arbeidsgivers styringsrett og omsorgsplikt

Arbeidsgivers styringsrett setter rammer for i hvilken grad arbeidsgiver kan bestemme over sine arbeidstakere. Styringsretten gir arbeidsgiver rett til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet som foregår i virksomheten. Samtidig finnes det begrensninger som skal ivareta arbeidstakernes rettigheter. Arbeidsgiver har også omsorgsplikt, og skal blant annet tilrettelegge for gode arbeidsforhold der hvor arbeidstakeren utfører arbeidet sitt.

Dersom arbeidstakere fremover sklal utføre mer av arbeidet sitt på selvvalgt sted, skaper dette utfordringer knyttet til arbeidsgivers styringsrett og omsorgsplikt. Styringsretten gjelder uansett hvor arbeid for virksomheten utføres. Den gir derimot ikke arbeidsgiver rett til å gå inn i de ansattes hjem og pålegge dem å gjøre endringer for å skape bedre arbeidsforhold. Dermed står styringsretten i praksis svakere når de ansatte jobber hjemmefra. Utfordringen knyttet til omsorgsplikt er at arbeidsgiver plikter å tilrettelegge for blant annet annet ergonomi på hjemmekontoret, men kan ikke kreve at arbeidstakerne skal ta imot det som tilbys.

Ender man i en situasjon der dårlige arbeidsforhold på hjemmekontoret fører til at arbeidstakeren ikke får utført arbeidet sitt på en tilfredsstillende måte, kan imidlertid arbeidsgiver stille krav om at man kommer tilbake til kontoret.

Arbeidsgiver har i en normal samfunnssituasjon rett til å kreve at arbeidet utføres på den normale arbeidsplassen.

Kartlegg de ansattes ønsker og behov

Som en del av planleggingen for gjenåpning kan det være nyttig å gjennomføre en arbeidsmiljøundersøkelse. Målet bør da være å ta rede på hvordan de ansatte har det etter et år på hjemmekontor, og hvordan de ser for seg at den nye hverdagen best kan organiseres for den enkelte. Arbeidsmiljøsenteret stiller gjerne som rådgiver og kan hjelpe dere med utforming av undersøkelsen for at den skal gi mest mulig verdifull informasjon. Les mer om hva vi kan tilby innen arbeidsmiljøkartlegging og send oss en henvendelse her.

Vi tilbyr også kurs i blant annet ledelse, arbeidsmiljø og arbeidsrett. Kursene arrangeres både fysisk og digitalt, og med åpen påmelding eller bedriftsinternt. Les mer om våre kurs og meld deg på her.

Personvern og cookies