Med e-post skal karrieren bygges

Tekst: Grethe Ettung (2007)

– Ved å skrive inn sjefens navn i kopifeltet, kan avsender sende ut signaler om hvordan ledelsen skal forstå og tolke informasjonen, sier Karianne Skovholt, forsker ved Handelshøyskolen BI. Hun har gjort en undersøkelse av hvordan e-post benyttes i arbeidslivet. En arbeidsgruppe i et internasjonalt selskap, med base i Norge, benyttet e-post som kommunikasjonsverktøy. Over en periode på fem måneder leste Skovholt gruppens e-poster, i overkant av 700 meldinger. – Jeg ble mest overrasket over det store omfanget av e-post-kopier. Tidligere sendte vi brev med kopier til de involverte partene. Dagens bruk av e-post-kopier involverer flere og synliggjør i mye større grad også den muntlige kommunikasjonen på en arbeidsplass. – E-post-kopiene letter kontakten grupper imellom, og gir ­deltakerne en gruppestatus som vises i kopi-feltet.

Strategisk bruk
Bruken av e-post-kopier kan også benyttes strategisk. – Vil avsender purre på en kollega for å få fortgang i en sak, kan det være betimelig å plassere sjefens navn i kopifeltet. Da vet både avsender og mottaker at de blir sett, samtidig som det øves et visst press på den primære mottakeren, påpeker Skovholt. Denne metoden brukes også i konfliktsituasjoner. – Ved å kopierer inn navn i kopi-feltet signaliserer avsender overfor mottaker hvilke støttespillere han har for å få igjennom sitt syn. De som står oppført i kopifeltet får en slags vitnefunksjon.

I studien sin har Skovholt identifisert tre hovedfunksjoner for bruk av e-post-kopier:
– Informere og holde relevante deltakere orientert om fremdriften i prosjektet/arbeidet – Indirekte invitere andre til å bidra ved at man ikke nødvendigvis krever et svar, men gir mottakerne muligheten til å komme med innspill – Bygge nettverk og allianser under dekke av bare å ville informere