Hvordan ønsker vi å ha det?

Tekst: Grethe Ettung (2009)
Arbeidsmiljøkartlegging er et viktig utviklingsverktøy. Men det å fremskaffe informasjon om arbeidsforholdene på en arbeidsplass er ikke nok, de ansatte må følges opp.

– En kartlegging skaper forventninger om endring hos de ansatte, derfor er det så viktig at den er forankret hos ledelsen slik at den blir fulgt opp, poengterer Inger Høibakk. – Vi ønsker primært at dette verktøyet skal fungere som en tretrinnsrakett: kartlegging, oppfølging og evaluering, tilføyer Tanja Juul Rødahl. Høibakk og Juul Rødahl er seniorkonsulenter i Arbeidsmiljøsenteret, og har lang erfaring med arbeidsmiljøkartlegging.
Inger Høibakk (t.v.) og Tanja Juul Rødahl, konsulenter i Arbeids­miljøsenteret, har tro på de gode, åpne kartleggings­prosessene.

Ønsket situasjon

Ansvaret for å gjennomføre en kartlegging ligger hos ledelsen. Det sier Arbeids­miljø­loven (AML). Arbeidsgiver skal ifølge AML løpende kartlegge arbeidsmiljøet, både det fysiske og det psykososiale, og sette i verk tiltak når kartleggingen avdekker problemer som strider mot kravene i loven. Arbeidsmiljøsenterets konsulenter kan bistå virksomhetene gjennom hele prosessen, fra metodevalg og gjennomføring av kartleggingen, til hjelp for å komme videre. – Når vi skal bistå en virksomhet i arbeidsmiljøkartlegging har vi formøter med representanter for ledelsen, gjerne HMS/HR-avdelingen. Vi ønsker også at hovedverneombudet skal være til stede, opplyser Høibakk. Åpen kartlegging er den metoden konsulentene oftest benytter. Da får de ansatte i oppgave å beskrive hvordan de opplever arbeidsmiljøet sitt. – Folk kan være litt reserverte den første gangen, men i neste runde vet de hva de går til og våger å være mer delaktige. De tør å åpne seg for hverandre, og si i fra. – Det er viktig å få fram hva som fungerer godt, og som de kan gjøre mer av. Deretter utfordrer vi dem til å være veldig konkrete i sine beskrivelser av hva som kan bli bedre, og hva som vil være ønsket situasjon. Jo mer konkrete disse beskrivelsene er, desto enklere vil det bli å iverksette de riktige handlingene i etterkant, understreker Juul Rødahl.

Konkrete handlingsplaner

Å få en hel virksomhet til å slutte helhjertet opp om en kartleggingsprosess, kan være en utfordring. – Vi har jo opplevd at enkelte nærmest rygger inn i lokalet, smiler Høibakk, – men ikke ut av det igjen. – «Hva er det dere skal se og høre et halvt år fram i tid? Og hva er gevinsten ved å få det til?», er spørsmål vi stiller, meddeler Juul Rødahl, som opplever at både ledelse og ansatte ser verdien av å bruke energi på oppgaver som er konstruktive og nyttige, og som de har kontroll på. For å kunne gjøre en best mulig jobb, foretrekker konsulentene å være to når de er ute på oppdrag. – Det gjør at vi lettere kan fange opp hva som skjer i gruppene. Er det en gruppe som trenger ekstra støtte, kan vi tillate oss å bruke den tiden vi trenger. Ikke minst kan vi rådføre oss med hverandre, det er godt å ha en sparringspartner. Dessuten tør vi mer og blir mer kreative, samstemmer Høibakk og Juul Rødahl.

Åpne prosesser

Ifølge AML skal arbeidsgiver kartlegge behov og finne frem til tiltak i nært samarbeid med de ansatte og deres verneombud. Dette blir overholdt via metodene konsulentene benytter. – Vi må åpne for dialog de ansatte imellom, og ledelsen og de ansatte imellom, påpeker Juul Rødahl. – Ved å utforme konkrete og realistiske handlingsplaner, blir både ledelsen, verneombudene og de ansatte ansvarliggjort. – Vi har alle vår egen opplevelse av det arbeidsmiljøet vi er en del av, samtidig tror vi at vi vet hvordan kolleger og ledelse opplever det. Men åpner vi for samtale, viser det seg ofte at vi opplever arbeidsmiljø, kolleger og ledelse svært ulikt, hevder Høibakk. Konsulentene har stor tro på de åpne kartleggingsprosessene. Enten som en kartlegging som står på egne bein, eller som en metode for å kunne finne løsningsmønstre etter en anonym kartlegging. Dersom virksomheten har gjennomført en anonym kartlegging, vil neste trinn være å beskrive ønsket situasjon med eventuelle tiltak.

Prosesskompetanse

Konsulentene har erfart at det er de virksomhetene som setter av tid til oppfølging, som blir mest fornøyde med arbeidsmiljøkartleggingen. – Vi oppfordrer dem til å sette av nok tid i etterkant, for eksempel en halv dag, annenhver måned, et halvt års tid, til å finne ut av hva som fungerer godt, hva som bør endres og eventuelt hvilke nye tiltak som bør settes i gang, sier Juul Rødahl. De virksomhetene som kontakter Arbeidsmiljø­senteret for kartlegging, er ofte usikre på hva slags kartleggingsmetode de skal benytte, eller de står overfor utfordringer i arbeidsmiljøet som de trenger hjelp og bistand til å løse. Mange ledere føler seg utrygge på egen prosesskompetanse. Denne kompetansen vil være en viktig nøkkel for hvordan virksomheten bringer prosessen videre. – Vi skreddersyr gjerne prosesskompetansekurs for HMS/HR-personell, ledere og verneombud i den enkelte virksomhet, opplyser Høibakk og Juul Rødahl. De legger til at Arbeidsmiljøsenteret også tilbyr åpne kurs i prosess og kommunikasjon: «Samspill og kommunikasjon» og «Megling i arbeidslivet», hvor alle som er interessert, kan melde seg på.

Personvern