Bølger i sanserom

Tekst: Anne-Lise Aakervik (2006)
Kontortjenesten i Trondheim kommune er spredt over tre bygg og 14 etasjer. Når kontorlederen verken har eget kontor eller daglig kontakt med alle ansatte, er det viktig å lage gode rammer for medarbeidersamtalen.  

– I mangelen på eget kontor har jeg stadig et dilemma om hvor vi skal sitte og snakke sammen, sier Berit Valstad-Aalmo. Nå prøver hun ut Otium Sanserom hvor hun hørte Eva Lian snakke om nettopp den gode medarbeidersamtalen. – Det er midt i byen, det er en nøytral plass, samtidig gir det en opplevelse i seg selv å være her. Det er behagelig, vi sitter uforstyrret i et rom med gode lenestoler og blir ikke distrahert.

Sanserom
Otium Sanserom er et unikt sted i Trondheim, som tilbyr en arena for den gode samtale. Her finnes rom for fortrolighet, kreativitet og kommunikasjon, samt rom til å drømme i og våkne i. Her kommer man seg bort fra en hektisk arbeidsdag hvor telefon, e-post og møter hindrer fri flyt av tankevirksomhet. I hjørnet står massasjestolen til fri benyttelse. Verneombud for kontortjenestene i Trondheim kommune, Liv Sommervold, er også positiv til det å legge med­arbeidersamtalene utenfor de daglige lokalene. – Det er positivt i seg selv å komme hit, sier hun. De fleste av kollegene synes det er spennende å prøve noe nytt. Her får de tilbud om en halvtime i massasjestolen før eller etter at samtalen har funnet sted, eller en stund foran horisonten med bølgenes brus i ørene og blikket hvilende på stranda i et eget rom. – Hvordan ser dere på denne type samtale? – Med en gang invitasjonen kommer tenker vi; Åh, må vi dette? Det er jo ikke lenge siden sist, og har vi det ikke det bra som vi har det? Liv Sommervold smiler. – Men når vi kommer i gang, er det faktisk godt å være der. Hverdagen er så hektisk at vi ikke rekker å prate om ting som går dypere enn den daglige aktiviteten. Vi syns det er viktig, og ser jo selv at det kommer opp ting som ikke ville ha kommet frem andre steder.

Fokus på medarbeideren
– Selv om jeg ikke ser de ansatte hver dag, føler jeg personlig ingen problemer med å se den enkelte og de individuelle forskjellene, sier Berit Valstad-Aalmo. Rett som det er oppdager jeg nye talenter i den enkelte, og i vår tjeneste skjer det stadig noe nytt. Samtalen starter med resultater/eva­luering fra de individuelle avtalene etter fjorårets medarbeidersamtale. Den enkelte får beskrive sine utfordringer og blir oppfordret til selv å komme med løsningsforslag. Vi blir enige om hva som skal prioriteres og aksept for hva den enkelte kan bruke mindre tid på. Å få snakke i fred og ro om dette har vært motiverende.

Flere vinkler
Berit Valstad-Aalmo bruker flere teknikker under samtalen. – Jeg stiller åpne spørsmål, men ledende spørsmål for å avklare situasjoner. Jeg bruker også LØFT, det vil si ønskemetoden, som fordrer medvirkning fra de ansatte. Fokuset er på framtida, jeg ser ingen grunn til å se bakover, eller dvele ved PC-problemer eller andre ting som kan ordnes lett. Hun prioriterer også å få på plass en handlingsplan som skal gjelde for den kommende perioden. På forhånd ber hun medarbeiderne fylle ut et evalueringsskjema, men det er frivillig. – Å fylle ut et slikt skjema er liksom ikke det vi tenner på, men vi har jo det i bakhodet hele tiden, og så kommer det naturlig under samtalen, sier Liv Sommervold. Å ta seg tid under medarbeidersamtalen er viktig. Vi har for eksempel som mål at det ikke skal finnes udetonerte bomber i kontortjenesten, dette kan være et vanskelig tema. Det er derfor viktig med åpenhet for å nå et slikt mål. Dersom tiden ikke strekker til, er det viktig å avtale et nytt tidspunkt for å avslutte samtalen. I etterkant av årets samtalerunde har alle gitt positiv tilbakemelding om valg av sted, opplyser Berit Valstad-Aalmo.

Personvern